Kallelse till bolagsstämma

Aktieägarna i Viria Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls torsdagen den 25 juni 2020 kl. 14.00 i Kino Ritz på adressen Kyrkoesplanaden 22, Vasa. Bolagsstämman ordnas endast om antalet deltagare blir så litet att stämman kan ordnas på ett tryggt sätt och i enlighet med myndigheternas instruktioner. Mottagande av personer som anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar kl. 13.00.

På grund av coronapandemin har Viria Abp vidtagit försiktighetsåtgärder för att säkerställa att bolagstämman kan ordnas med beaktande av aktieägares, medarbetares och andra intressenters hälsa och säkerhet. Bolagsstämman kommer att ha en så kort varaktighet som möjligt samt vara begränsat till deltagarantalet. Ingen servering ordnas i samband med bolagsstämman.

Aktieägare rekommenderas i första hand att följa bolagsstämman via en videosändning samt att delta i bolagsstämman antingen genom att rösta på förhand eller genom ombud. Aktieägare har också möjlighet att ställa frågor på förhand om ärenden som behandlas under bolagsstämman. Mer detaljerade instruktioner avseende detta finns i slutet av bolagsstämmokallelsen.

A. ÄRENDEN SOM BEHANDLAS PÅ BOLAGSSTÄMMAN

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1.     Öppnande av stämman

2.     Konstituering av stämman

3.     Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkninge

4.     Konstaterande av stämmans laglighe

5.     Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängde

6.     Styrelsens översikt av bolagets strategi och utveckling av ägarvärde

7.     Framläggande av bokslutet, koncernbokslutet, verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen samt förvaltningsrådets yttrande om bokslutet och revisionsberättelsen för år 2019

Verkställande direktörens översikt.

8.     Fastställande av bokslutet

9.     Disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och beslut om dividendutdelning samt bemyndigande av styrelsen att besluta om dividendutdelning

10.  Beslut om ansvarsfrihet för styrelsemedlemmarna, förvaltningsrådsmedlemmarna och verkställande direktören

11.  Beslut om arvoden samt rese- och övriga kostnadsersättningar till medlemmar och ordförande i förvaltningsrådet

12.  Val av förvaltningsrådsmedlemmar i stället för dem som står i tur att avgå och förvaltningsrådets mandatperiod

13.  Beslut om revisorns arvode

14.  Val av revisor

15.  Sammanslagning av anslutningsavgiftsfonden till fonden för inbetalt fritt eget kapital

16.  Bemyndigande av styrelsen att besluta om aktieemission

Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om aktieemission i en eller flera omgångar på det sättet, att styrelsen bemyndigas att besluta om aktieemission av högst 570 000 aktier, vilket är 10 procent av alla bolagets aktier, och styrelsen kan besluta om aktieemission också på annat sätt  än i den proportion som aktieägare har företrädesrätt att teckna bolagets egna aktier (riktad aktieemission). Styrelsens förslag är i sin helhet offentligt framlagt på bolagets webbplats viria.fi/bolagsstamma.

17.  Styrelsens beslut om ett aktiebaserat incitamentsprogram samt en relaterad riktad emission mot vederlag

Aktieägaren LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag föreslår för bolagsstämman att bolagsstämman beslutar att godkänna och införa ett långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram för styrelsemedlemmarna samt om en till programmet relaterad riktad emission mot vederlag. I den riktade emissionen mot vederlag emitteras högst 3 456 aktier av bolagets styrelsemedlemmar, vilket motsvarar cirka 0,1 % av bolagets totala aktier. Aktieägarens förslag är i sin helhet offentligt framlagt på bolagets webbplats viria.fi/bolagsstamma.

18.  Bemyndigande av styrelsen att besluta om donationer

19.  Avslutande av stämman

 

B. BOLAGSSTÄMMOHANDLINGAR

Bokslutshandlingarna, styrelsens verksamhetsberättelse, revisionsberättelsen, förvaltningsrådets yttrande och ovannämnda beslutsförslag som finns på bolagsstämmans föredragningslista är i sin helhet offentligt framlagda på bolagets webbplats viria.fi/bolagsstamma. Nämnda handlingar finns också tillgängliga vid bolagsstämman och kopior av dem skickas på begäran till aktieägarna. Bolagsstämmoprotokollet är offentligt framlagt på ovannämnda webbplats senast från och med den 9 juli 2020.

 

C. ANVISNINGAR FÖR DELTAGARNA I STÄMMAN

1.     Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som på bolagsstämmans avstämningsdag den 12 juni 2020 är antecknad som aktieägare i Viria Abp:s aktieägarförteckning, som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare, vars aktier är registrerade på dennes personliga finländska värdeandelskonto, är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i bolagsstämman ska anmäla sig senast den 18 juni 2020 kl. 16.00. Vid denna tidpunkt ska anmälan vara bolaget till handa.

Anmälan till bolagsstämman kan göras:

a) via Viria Abp:s webbplats på adressen viria.fi/bolagsstamma

b) via telefon till numret 020 770 6881 kl. 9–16

c) skriftligen till Euroclear Finland Ab, PB 1110, 00101 HELSINGFORS.

I samband med anmälan ska anges aktieägarens namn, personbeteckning eller FO-nummer, adress, telefonnummer samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning. De personuppgifter som aktieägare överlåter till Viria Abp används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandling av därtill anknutna nödvändiga registreringar.

Aktieägaren, dennes representant eller ombud ska vid behov på mötesplatsen kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.

2.     Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka denne skulle ha rätt att den 12 juni 2020 vara antecknad i aktieägarförteckningen som förs av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 22 juni 2020 kl. 10.00 tillfälligt finns antecknad i den aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del betraktas detta som anmälan till bolagsstämman.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid att begära av sin egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar som gäller införande av aktieägare i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter och anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut ska anmäla ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i den ordinarie bolagsstämman att tillfälligt införas i bolagets aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

3.     Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud.

Aktieägare kan utse till sitt ombud en person som utsetts av bolaget och som är anställd av Advokatbyrå Castrén & Snellman Ab. Blanketten för fullmakten och röstningsinstruktionerna finns på Viria Abp:s webbplats viria.fi/bolagsstamma.

Aktieägare kan också utse till sitt ombud någon annan än den som utsetts av bolaget. Aktieägarens ombud ska uppvisa daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt påvisa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman och dessa företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.

Den undertecknade fullmakten skall skickas via e-post till adressen aktiearenden@viria.fi eller per post till Euroclear Finland Oy, PB 1110, 00101 Helsingfors. Fullmakten måste vara framme senast den 18 juni 2020 kl. 16.00. En fullmakt som utfärdats till ett annat ombud än den som utsetts av bolaget kan också anges i webbtjänsten som används för registrering.

4.     Förhandsröstning

Aktieägare som har ett finskt värdeandelskonto kan rösta på förhand via bolagets webbplats gällande vissa punkter på bolagsstämmans föredragningslista under tiden 2.6.2020 kl. 10 – 18.6.2020 kl. 16.

För förhandsröstningen måste aktieägaren anmäla sitt deltagande på bolagsstämman. Vid förhandsröstning kan aktieägaren inte utnyttja sin frågerätt i enlighet med aktiebolagslagen eller rätten att kräva omröstning och dennes möjlighet att rösta ifråga om ett förslag som ändrats efter att förhandsröstningen inletts kan begränsas, om aktieägaren inte personligen eller via ombud deltar i stämman på plats.

Villkoren för den elektroniska förhandsröstningen samt andra relevanta instruktioner finns på bolagets webbplats på adressen viria.fi/bolagsstamma.

5.     Möjlighet att ställa frågor på förhand

Aktieägare har möjlighet att på förhand inkomma med frågor om ärenden som behandlas på bolagsstämman. Frågorna bör tillställas bolaget senast den 18 juni 2020 kl. 16 genom e-post på adressen viestinta@viria.fi. Bolaget avser att i möjligaste mån besvara frågorna under bolagsstämman.

6. Möjlighet att följa stämman via videosändning

Aktieägare har möjlighet att följa en videosändning av bolagsstämman. Att följa med bolagsstämman via videosändningen avser i sig inte deltagande i bolagsstämman, och det kommer inte att vara möjligt att utöva rösträtt eller ställa frågor via sändningen.

För att följa videosändningen måste aktieägare registrera sig till sändningen via länken på bolagets hemsida på adressen viria.fi/bolagsstamma. Mer information samt instruktioner om hur man följer videosändningen finns tillgängligt på bolagets hemsida på ovanstående adress senast den 10 juni 2020.

7. Övrig information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen frågerätt vid stämman beträffande ärenden som behandlas på stämman.

På dagen för denna stämmokallelse den 2 juni 2020 uppgår det totala antalet aktier och röster i Viria Abp till 5 675 465. Viriakoncernen har i sin besittning 80 530 egna aktier som inte har rösträtt på bolagsstämman.

 

2.6.2020

VIRIA ABP

Förvaltningsrådet