Yhtiökokouskutsu

Viria Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 25.6.2020 klo 14.00 Kino Ritzissä osoitteessa Kirkkopuistikko 22, Vaasa. Yhtiökokous järjestetään vain, jos kokouksen osallistujamäärä on niin vähäinen, että se voidaan järjestää turvallisesti ja viranomaisten ohjeita noudattaen. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 13.00.

Koronaviruspandemiasta johtuen Viria Oyj on ryhtynyt varotoimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää huomioiden osakkeenomistajien, henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus. Yhtiökokous pyritään pitämään kestoltaan mahdollisimman lyhyenä ja osallistujamäärältään rajoitettuna. Kokouksen yhteydessä ei järjestetä tarjoiluja.

Osakkeenomistajille suositellaan ensisijaisesti yhtiökokouksen seuraamista verkossa videolähetyksen kautta ja osallistumista yhtiökokoukseen joko äänestämällä ennakkoon tai  asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajilla on myös mahdollisuus esittää etukäteen kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Näihin liittyen on tarkempia ohjeita kokouskutsun lopussa.

A. YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1.     Kokouksen avaaminen

2.     Kokouksen järjestäytyminen

3.     Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4.     Kokouksen laillisuuden toteaminen

5.     Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6.     Hallituksen katsaus yhtiön strategiaan ja omistaja-arvon kehittämiseen

7.     Vuoden 2019 tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen sekä hallintoneuvoston lausunnon tilinpäätöksestä ja tilintarkastuskertomuksesta esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

8.     Tilinpäätöksen vahvistaminen

9.     Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen sekä hallituksen valtuuttaminen päättämään osingonjaosta

10.  Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille, hallintoneuvoston jäsenille sekä toimitusjohtajalle

11.  Hallintoneuvoston jäsenten ja puheenjohtajan palkkioista sekä matka- ja muista kulukorvauksista päättäminen

12.  Hallintoneuvoston jäsenten valitseminen erovuoroisten tilalle ja hallintoneuvoston toimikausi

13.  Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

14.  Tilintarkastajan valitseminen

15.  Liittymismaksurahaston yhdistäminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon

16.  Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista yhdessä tai useammassa erässä siten, että hallitus valtuutetaan päättämään yhteensä enintään 570 000 osakkeen antamisesta osakeannilla, mikä on noin 10 % yhtiön kaikista osakkeista ja että hallitus voi päättää osakeannista muutoinkin kuin siinä suhteessa, jossa osakkeenomistajalla on etuoikeus merkitä yhtiön omia osakkeita (suunnattu osakeanti). Hallituksen ehdotus kokonaisuudessaan on nähtävänä yhtiön internetsivuilla viria.fi/yhtiokokous.

17. Hallituksen osakepohjaisesta palkkiojärjestelmästä ja siihen liittyvästä suunnatusta maksullisesta osakeannista päättäminen

Osakkeenomistaja LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättää hyväksyä ja ottaa käytöön yhtiön hallituksen jäsenille suunnatun pitkän aikavälin osakepohjaisen palkkiojärjestelmän ja että yhtiökokous päättää järjestelmään liittyvästä suunnatusta maksullisesta osakeannista. Osakeannissa yhtiön hallituksen jäsenten merkittäväksi annetaan yhteensä enintään 3 456 osaketta, mikä on noin 0,1 % yhtiön kaikista osakkeista. Osakkeenomistajan ehdotus kokonaisuudessaan on nähtävänä yhtiön internetsivuilla viria.fi/yhtiokokous.

18.  Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoituksista

19.  Kokouksen päättäminen

 

B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT

Tilinpäätösasiakirjat, hallituksen toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, hallintoneuvoston lausunto ja edellä mainittuja yhtiökokouksen asialistalla olevia asioita koskevat päätösehdotukset ovat kokonaisuudessaan nähtävinä yhtiön internetsivuilla viria.fi/yhtiokokous. Mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 9.7.2020 alkaen.

C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE

1.     Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.6.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Viria Oyj:n osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 18.6.2020 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

  1. a) Viria Oyj:n internetsivujen kautta osoitteessa fi/yhtiokokous,
  2. b) puhelimitse numeroon 020 770 6881 klo 9–16 tai
  3. c) kirjeitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, PL 1110, 00101 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Viria Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2.     Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.6.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.6.2020 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

3.     Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistaja voi nimetä asiamiehekseen yhtiön osoittaman asiamiehen, joka on Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:n palveluksessa oleva henkilö. Lomake valtakirjaa ja äänestysohjeita varten löytyy Viria Oyj:n verkkosivuilta viria.fi/yhtiokokous.

Osakkeenomistaja voi halutessaan nimetä myös muun asiamiehen.Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Allekirjoitettu valtakirja pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen osakeasiat@viria.fi tai postitse osoitteeseen  Euroclear Finland Oy, PL 1110, 00101 Helsinki. Valtakirjan tulee olla perillä viimeistään 18.6.2020 klo 16.00. Muulle kuin yhtiön nimeämälle asiamiehelle voi valtakirjan antaa myös ilmoittautumisessa käytettävässä verkkopalvelussa.

4.     Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta yhtiön internetsivujen välityksellä 2.6.2020 klo 10 – 18.6.2020 klo 16 välisenä aikana.

Ennakkoäänestystä varten osakkeenomistajan tulee ensin ilmoittautua yhtiökokoukseen. Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ja hänen mahdollisuutensa äänestää ennakkoäänestysajan alkamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneen asiakohdan päätösehdotuksen johdosta saattaa olla rajoitettu, ellei hän saavu itse tai asiamiehen välityksellä paikalle yhtiökokoukseen.

Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa viria.fi/yhtiokokous.

5.     Kysymysten esittäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus esittää etukäteen kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen viestinta@viria.fi, ja niiden tulee olla perillä viimeistään 18.6.2020 kello 16 mennessä. Yhtiö pyrkii mahdollisuuksien mukaan vastaamaan kysymyksiin kokouksessa.

6.   Kokouksen seuraaminen verkossa videolähetyksen välityksellä

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta verkossa videolähetyksen välityksellä. Yhtiökokouksen seuraaminen videolähetyksen välityksellä ei itsessään tarkoita osallistumista yhtiökokoukseen, eikä lähetyksen kautta ole mahdollista esittää puheenvuoroja tai äänestää.

Videolähetyksen seuraamista varten osakkeenomistajan tulee rekisteröityä lähetyksen seuraajaksi yhtiön verkkosivuilla osoitteessa viria.fi/yhtiokokous. Lisätietoja ja ohjeita videolähetyksen seuraamisesta on saatavilla yhtiön internetsivuilla edellä mainitussa osoitteessa viimeistään 10.6.2020.

7.     Muut tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Viria Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 2.6.2020 yhteensä 5 675 465 osaketta ja ääntä. Viria-konsernin hallussa on 80 530 omaa osaketta, joilla ei ole äänioikeutta yhtiökokouksessa.

 

2.6.2020

VIRIA OYJ

Hallintoneuvosto